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上海大学研究生档案转递须知

创建日期 2019-10-09 王敏娟   浏览次数   返回    
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根据学校要求,研究生档案由档案馆参照本科生档案进行管理。档案馆经与研究生院、党委研究生工作部等相关部门沟通、协商,决定从2019年10月1日起执行学校这一要求。

毕业生档案材料归档是档案转递的前提和基础,为了研究生档案能完整、安全、及时转出,请各研究生培养单位及研究生本人配合学校档案馆按以下要求办理:

一、 档案材料归档

(一)毕业研究生档案材料归档内容及归档部门

1、学籍异动发文:由研究生院负责定期归档;

2、奖惩材料:由研究生学籍所在学院(系、所、中心)负责归档;

3、党员材料:由研究生学籍所在学院(系、所、中心)负责归档;

4、毕业材料:如毕业生登记表、成绩单、答辩情况表等材料,由研究生学籍所在学院(系、所、中心)负责归档;

5、学位材料:如学位申请表、学位证明书等材料,由研究生学籍所在学院(系、所、中心)负责归档;

6、其他材料:如教师资格证等材料,由研究生学籍所在学院(系、所、中心)负责归档;

7、《全国毕业研究生就业通知书》(简称报到证)

毕业时学校集中办理报到证的,报到证白联由研究生学籍所在学院(系、所、中心)负责归档;毕业当年内单独办理报到证的,报到证白联由学生备注好学号、手机号交研究生学籍所在学院(系、所、中心)归档;毕业后第二年开始单独办理报到证的,报到证白联由学生备注好学号、手机号交到或寄往:上海大学档案馆学生档案室(地址:上海市宝山区上大路99号,邮编:200444 ,电话:66133182);

8、上海户籍证明(落户上海的毕业生,档案转递到上海市XXX就业促进中心者需提供,其他学生无需提供)

毕业当年内户籍证明由学生备注好学号、手机号交研究生学籍所在学院(系、所、中心)归档;毕业后第二年开始户籍证明由学生备注好学号、手机号交到或寄往:上海大学档案馆学生档案室(地址:上海市宝山区上大路99号,邮编:200444 ,电话:66133182);

9、调档函(未办理报到证的,需要提供档案接收单位调档函)

毕业当年内调档函交研究生学籍所在学院(系、所、中心)归档;毕业后第二年开始调档函由学生备注好学号、手机号交到或寄往:上海大学档案馆学生档案室(地址:上海市宝山区上大路99号,邮编:200444 ,电话:66133182);

10、上海市常住户口本、身份证复印件(未办理报到证或调档函的,档案要转递到上海市XXX就业促进中心者需提供,其他学生无需提供)

毕业当年内户口本、身份证复印件由学生备注好学号、手机号交研究生学籍所在学院(系、所、中心)归档;毕业后第二年开始户口本、身份证复印件由学生备注好学号、手机号交到或寄往:上海大学档案馆学生档案室(地址:上海市宝山区上大路99号,邮编:200444 ,电话:66133182)。

(二)退学研究生档案归档内容

1、学籍异动发文:由研究生院负责定期归档;

2、奖惩材料:由研究生学籍所在学院(系、所、中心)负责归档;

3、党员材料:由研究生学籍所在学院(系、所、中心)负责归档;

4、成绩单:由研究生学籍所在学院(系、所、中心)负责归档;

5、其他材料:如教师资格证等材料,由研究生学籍所在学院(系、所、中心)负责归档;

6、调档函:退学当年调档函由学生备注好学号、手机号交研究生学籍所在学院(系、所、中心)归档;退学后第二年开始调档函由学生备注好学号、手机号交到或寄往:上海大学档案馆学生档案室(地址:上海市宝山区上大路99号,邮编:200444 ,电话:66133182);

7、上海市常住户口本、身份证复印件(未提供调档函的,档案要转递到上海市XXX就业促进中心者需提供,其他学生无需提供):退学当年内户口本、身份证复印件由学生备注好学号、手机号交研究生学籍所在学院(系、所、中心)归档;退学后第二年开始户口本、身份证复印件由学生备注好学号、手机号交到或寄往:上海大学档案馆学生档案室(地址:上海市宝山区上大路99号,邮编:200444 ,电话:66133182)。

二、档案转递

研究生档案日常转递方法:通过档案馆网站主页快速通道【学生档案】栏目,进入【学生档案】界面,点击【研究生档案远程登记】,按照要求进行系统登录验证,验证通过后,登记并确认研究生档案转递信息。档案馆将根据研究生登记并确认的转递信息以及归档的报到证或调档函,审核档案实体及信息,材料齐全、符合转递条件的档案予以转出,转递时间安排及注意事项详见档案馆主页。

 

三、档案查询

1、网页查询:通过档案馆网站主页快速通道【学生档案】栏目,进入【学生档案】界面,点击【学生档案查询】,输入学号和姓名,一一对应后即可查询。查询结果中【档案现状】为“在校”,说明其档案还在学校;【档案现状】为“转出”,可以通过快递单号跟踪档案的去向( EMS 查询可以通过 http://www.ems.com.cn  或 11183)。档案查询网址:http://www.dangan.shu.edu.cn/info/1001/2173.htm

2、电话查询:拨打学生档案室电话66133182查询。转递高峰期间(暑期前后)查询电话较多,电话可能无法接通,可以网上查询,如网上查询有结果请不要再致电。

 

四、注意事项

1、学生档案是人事档案重要的组成部分,学生档案的接收、保管和转递必须严格按照规定和程序进行。

2、毕业生档案由邮局EMS以“学生档案专递”形式统一转递,原则上不允许学生本人及私人携带。

3、毕业生与用人单位毁约的,在其档案还未转出之前,请及时到档案馆学生档案室登记确认,以便暂停档案转出。

4、打印报到证的具体问题,请咨询上海大学就业办(电话66134097)。未将报到证白联归入学生档案的毕业生,如影响今后报考公务员或进事业编制,后果由学生本人承担。

5、学生档案只能寄往具有接收、保管档案资质的单位。

6、档案转出后,上海市内一般3天后能收到,外省市一般5天后能收到。请及时联系档案接收单位确认、落实。邮政官网及邮局柜台查询有效期为4个月,书面查询有效期为 1 年。延误查询,后果由学生本人承担。

7、学生毕业离校后应及时按规定办理档案转出手续。不按时办理档案转出手续,档案留存学校的,档案馆今后将不出具相关证明,所以不建议档案留存学校,以免给今后带来不便。